Organisation : les meilleurs méthodes

Depuis le confinement, j’ai alterné des périodes de télétravail et de chômage partiel et c’est encore le cas aujourd’hui. J’y ai vu l’occasion de me concentrer sur mes projets afin de développer mon entreprise. Je me suis intéressée de très près à l’organisation et la productivité et c’est devenu presque maladif, puisque je courrais après les formations, les livres, les podcasts et les articles de blog pour toujours être plus efficace ! Après 3 mois à tâtonner, je pense avoir trouvé une organisation qui me convient et qui me permet même de ne plus travailler le week-end, et ça avant ce n’était pas gagné 😂🤯. Je vous délivre donc les meilleures méthodes d’organisation (selon moi) et vous pouvez découvrir la mienne en IGTV sur Instagram. Et parce que je vous adore, je vous ai préparé un KIT d’organisation spécial entrepreneur que vous pouvez télécharger gratuitement 💥

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3 grandes règles de base

Avant de vous détailler les méthodes d’organisation existantes, j’aimerais vous partager les 3 grandes règles de base qui vous aideront à structurer vos journées sans perdre du temps sur des tâches inutiles.

1. Prioriser

La première chose indispensable à faire pour y voir plus claire et savoir par quoi commencer, c’est de prioriser les tâches de votre To do list. Vos tâches n’ont pas le même degré de priorité et d’importance à vos yeux. Je vous propose d’utiliser la matrice d’Eisenhower pour définir vos priorités.

  • Les tâches urgentes & importantes sont à faire immédiatement
  • Les tâches importantes mais non urgentes sont à planifier
  • Les tâches non importantes mais urgentes sont à déléguer
  • Les tâches non importantes et non urgentes sont à supprimer

Voilà comment fonctionne la matrice d’Eisenhower. Le dernier point est un peu radical à mon sens, du coup, je préfère simplement mettre ces tâches de côtés jusqu’à qu’elles entres dans une autre catégorie.

C’est un outil très pratique pour savoir par où commencer quand on croule sous les tâches et qu’on ne sait plus où donner de la tête !

2. Planifier

La deuxième chose à faire sera de planifier les tâches importantes mais non urgentes. La planification, c’est clairement le secret de l’organisation ! Savoir exactement quoi faire, quel jour et à quelle heure, c’est la délivrance de la charge mentale !

Quand on est entrepreneur, on a souvent 1001 choses à faire et les tâches sont très diversifiées :

  • poster du contenu sur les réseaux sociaux
  • rédiger des articles de blog
  • faire des vidéos
  • enregistrer un épisode de podcast
  • faire sa comptabilité
  • envoyer sa newsletter
  • créer des freebies (cadeaux gratuits à télécharger)
  • faire des lives
  • analyser ses statistiques
  • et j’en passe …

Pour réussir à être régulier, il faut une bonne organisation ! Pour proposer un contenu de qualité régulièrement, un calendrier éditorial sera parfait pour vous aider à planifier le post Instagram de la semaine prochaine et l’article du mois prochain. De cette façon, vous saurez quoi créer pour être dans les temps et même prendre de l’avance !

🤓 3 applications pour programmer ses posts Instagram

3. Automatiser

Une fois que vous avez priorisé et planifié vos tâches, voyons ce qu’il est possible d’automatiser pour vous dégager du temps. Certes, il y a des choses que nous sommes obligés de faire par nous-même, mais d’autres que nous pouvons mettre en pilotage automatique sans risquer de détruire notre business.

Prenons l’exemple d’un article de blog. Une fois publié, il faudra :

  • le partager sur Facebook
  • le partager sur Twitter
  • le partager sur Pinterest

Saviez-vous qu’il existe des applications gratuites qui peuvent partager votre article automatiquement à votre place dès sa publication ? IFTTT sera votre meilleur ami 👌

Ce n’est qu’un exemple mais je pense que vous pouvez vous rendre compte de la puisse de l’automatisation pour gagner du temps.

Si vous mettez en place une stratégie de contenu avec Pinterest, je vous conseille d’investir 15$ par mois dans Tailwind qui vous fera gagner un temps considérable (avec mon lien affilié vous avez 1 mois gratuit 🙂 )

Les meilleures méthodes d'organisation pour entrepreneurs

4 méthodes d’organisation efficaces

Passons maintenant aux méthodes concrètes d’organisations qui ont déjà fait leurs preuves.

1. La méthode Pomodoro

Inventée par un italien, le terme Pomodoro vient de la forme de tomate de son minuteur de cuisine. Cette méthode consiste à alterner 25 minutes de session de travail avec 5 minutes de pause. Toutes les 4 pomodoro, augmenter le temps de pause à 15-20 minutes

Les étapes :

  1. Définir un objectif
  2. Lancer le minuteur de 25 minutes
  3. Réaliser la tâche
  4. Pause de 5 minutes

C’est la méthode que j’ai utilisé pour rédiger cet article et j’en suis à mon deuxième pomodoro à ce stade 😊

Les avantages :

  • Permet une mise en dynamique
  • Permet de rester centré sur une tâche
  • Permet une concentration optimale
  • Permet de ne faire que l’essentiel

C’est une méthode idéale pour les procrastinateurs !

2. La méthode NERAC

C’est une méthode d’organisation globale très complète.

N pour noter

E pour estimer

R pour réserver du temps pour les imprévus

A pour arbitrer (matrice d’Eisenhower)

C pour contrôle l’avancement de tâche

L’idée est donc de commencer à noter toutes les tâches à faire sous forme de to do list par exemple.

La force de cette méthode est l’estimation des tâches. Savez-vous combien de temps vous prend la rédaction d’un article ? C’est l’occasion de vous chronométrer pour pouvoir bloquer un temps suffisant à chaque tâche. Depuis 2 mois, je note le temps que me prend chaque tâche même le traitement de mes mails oui !

Chose importante qu’on oublie bien souvent : laisser des place horaires pour tous les petits imprévus afin de ne pas se laisser déborder et envahir par le stress. C’est hyper malin et tellement satisfaisant quand il n’y a aucun imprévu, vous avez l’impression de terminer votre journée plus tôt. A moi la lecture d’un bon livre ou le visionnage d’une série sur Netflix 😍.

Enfin il vous suffit de ranger toutes vos tâches dans la matrice d’Eisenhower et de vous mettre au travail.

Faites un point à votre pause déjeuner et une fois la journée terminée.

3. La méthode G.T.D

La méthode Getting things done a été mis au point par David Allen, un spécialiste américain de la productivité.

Sa méthode repose sur 5 étapes:

  1. La collecte, il s’agit de regrouper toutes les tâches au même endroit.
  2. Le traitement. Demandez-vous toujours si l’action est nécessaire avant de faire quoi que ce soit.
  3. L’organisation. Si l’action est nécessaire, faites toutes les tâches qui prennent moins de 2 minutes sinon déléguer et planifier les.
  4. L’examen permet de contrôler l’avancement des tâches.
  5. L’action commence par la gestion des priorités.

On retrouve un peu de la matrice d’Eisenhower dans cette méthode.

4. La méthode ZTD

La méthode Zen to done a été mis au point par Léo Babauta avec pour objectif : « Tout réussir sans stresser ».

Elle repose sur 10 habitudes :

  1. Collecter toutes les tâches au même endroit.
  2. Traiter les tâches.
  3. Planifier (une fois par semaine et une fois par mois).
  4. Faire une tâche à la fois.
  5. Prendre des notes pour avoir un système de confiance.
  6. Organiser.
  7. Réviser le système mis en place.
  8. Simplifier.
  9. Trouver la bonne routine.
  10. Trouver une passion.

Mes méthodes préférées sont Pomodoro et NERAC, mais je voulais vous en présenter un maximum afin que vous puissiez trouver la vôtre où simplement piocher ce qui vous intéresse dans chacune d’elles 😊.

Les méthodes d’organisation combinées aux lois de la productivité donne des résultats très satisfaisants ! Je vous parlerai de productivité très bientôt, mais je voulais ménager votre cerveau pour aujourd’hui 🧠

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